Jak napsat hodnocení výkonu

Ne každý má radost z toho, že dostane zpětnou vazbu o svém pracovním výkonu. Dokonce i pro ty nejhvězdnější zaměstnance může nevědomost o tom, co o nich řekne jejich šéf v každoročním hodnocení výkonu, vyvolávat úzkost. Proto je nesmírně důležité, abyste svým zaměstnancům napsali uctivou, čestnou a spravedlivou recenzi výkonu. Bez ohledu na to, co napíšete, předejte to se soucitem.

Psaní hodnocení výkonu může být stresující i pro šéfa. Jak můžete někomu taktně říci o oblastech v popisu práce, kde se minul cíle? Jak můžete někomu jasně popsat přesné způsoby, jak mohou zlepšit svůj výkon?

Zde je několik tipů, osvědčených postupů a věcí, kterým byste se měli vyhnout při vytváření hodnocení výkonu, které vašim zaměstnancům pomůže posouvat se vpřed a zlepšovat se s jistotou.

Výhody kontroly výkonu

Hodnocení výkonu zaměstnanců by mělo být vnímáno jako pozitivní zkušenost, protože hraje důležitou roli ve zdraví společnosti. Je to příležitost pro manažery a zaměstnance diskutovat o metodách, které může společnost přijmout, aby v budoucnu efektivněji uspěla. Můžete se podívat na silné a slabé stránky zaměstnance, manažera a společnosti jako celku.

Úspěšná kontrola výkonu bude:

• Užitečné pro zaměstnavatele: Kontrola výkonu by měla být konverzací. Zaměstnanec by měl dostat příležitost otevřeně vyjádřit, jak si myslí, že by tým a společnost mohly fungovat efektivněji. Uslyšíte nový pohled na to, co nefunguje z pohledu zaměstnance.
• Užitečné pro zaměstnance: Dobře napsaná recenze poskytuje zaměstnanci potvrzení dobré práce, kterou odvádí, a konstruktivní zpětnou vazbu o tom, jak se mohou zlepšit. To jim pomůže profesně růst a dá jim jasné cíle, k nimž mají pracovat. To jim pomůže zlepšit se v zájmu vlastní kariéry a jako přínos pro společnost.
• Užitečné pro společnost: Prostřednictvím těchto recenzí dostanou vedení a zaměstnanci příležitost vidět, jak mohou všichni společně pracovat na zlepšení jako celku. Management může vidět, jak se lidem daří napříč, a to jak na individuální, tak i na podnikové úrovni. Poté mohou vyvinout herní plán pro řešení problémových oblastí a zúročit úspěchy.

Recenze jsou poděkováním za dobře odvedenou práci a plánem ke zlepšení pro společnost jako celek.

Proces kontroly výkonu

V dostatečně velké společnosti bude úloha administrace hodnocení výkonu připadat na oddělení lidských zdrojů (HR). Vedoucí HR předá formulář recenze v předstihu jak osobě poskytující recenzi, tak osobě, která je recenzována. Osoba, která bude přezkoumána, provede sebehodnocení, poznamená, co v daném roce úspěšně udělala, a poznamená oblasti, ve kterých by se podle nich mohla zlepšit pomocí vedení a školení.

V závislosti na velikosti a struktuře podnikání to bude v každém odvětví vypadat jinak. Pro malou společnost s hrstkou zaměstnanců je manažer nebo dokonce majitel dobrým člověkem pro správu recenzí. Ten, kdo posuzuje, by měl být v pozici vyššího managementu a měl by být v častém kontaktu se zaměstnanci, které prověřuje na denní bázi. Někdy se členové týmu navzájem zhodnotí v rámci kolaborativního procesu vzájemného hodnocení. Tento přístup funguje dobře, když spolu vrstevníci spolupracují těsněji než někdo v manažerské pozici.

Čemu se vyhnout při psaní recenze výkonu

Při psaní recenzí, existují osvědčené postupy a existují problematické techniky, které vedou k neproduktivní kontrole. Zde je několik věcí, kterým se při práci na procesu kontroly vyhnout.

• ne upozorňovat na negativa bez poskytnutí konstruktivní zpětné vazby. Pokud zaměstnanci řeknete, že něco dělá špatně nebo nesprávně, musíte mu říct, jak to udělat nejúčinněji nebo nejsprávněji. Pokud jim nedáte hmatatelné způsoby, jak se zlepšit a nástroje, které potřebují k úspěchu , neočekávejte, že se výkon zaměstnance při příštím hodnocení bude lišit. Pokud nemáte čas nastínit konkrétní proces, ujistěte se, že jste si domluvili následnou schůzku s osobou, která je může naučit.
• ne ovládnout konverzaci. Během rozhovoru by mělo dojít k zapojení zaměstnanců. I když byste měli řídit konverzaci, když diskutujete o výkonu zaměstnance, buďte vnímaví k tomu, co říkají o struktuře společnosti a vašem stylu řízení. Nikdo nezná proces a strukturu společnosti jako někdo, kdo se v ní pohybuje každý den, a je dobře vybaven, aby mohl poskytnout zpětnou vazbu o tom, co funguje a co nefunguje. A pokud nejste ochotni naslouchat jejich kritice, kolik akcií vloží do kritiky, kterou jim nabídnete?
• ne nahromadit. Ani u nejhůře fungujícího zaměstnance nemůžete mít úspěšnou kontrolu, pokud je to jen půlhodina, kdy jim říkáte všechno, co dělají špatně. Přerušované během kontroly, ujistěte se, že si všímáte věcí, které dělají správně. Pokud mají pocit, že na nich vidíte jen negativa, proč by měli cítit motivaci se v budoucnu zlepšovat? Pokuste se seskupit věci, na kterých mohou pracovat, do konkrétních kategorií, abyste nenaléhali na hnidopišská specifika. Poskytněte jim široký přehled oblastí, které vyžadují pozornost, a nabídněte jim řešení, jak se mohou zlepšit, spíše než popisovat každou jednotlivou věc, kterou dělají špatně.

Nyní, když máte představu o tom, čemu se vyhnout, zde jsou některé osvědčené postupy, které můžete začlenit do své recenze.

• Zarezervujte recenzi s pozitivy. I když máte pocit, že zaměstnanec neudělal téměř nic cenného, ​​pokud chcete, aby naslouchal a uchoval vaši zpětnou vazbu, musíte začít a skončit chválou, abyste udrželi jejich morální úroveň . Pokud začnete konverzaci s negativy, zaměstnanec se může vypnout a neposlechnout si ani slovo z recenze. Pokud bude mít pocit, že slyší pouze negativní za negativní, nebudou schopni zvládnout a strávit veškerou zpětnou vazbu. Přinejmenším jim dejte něco pozitivního na zahájení rozhovoru a něco hezkého na ukončení setkání. Pokud odejdou s pocitem zbytečnosti, nebudou mít motivaci ani schopnost se zlepšovat.
• Poskytněte hmatatelné způsoby, jak jednat na základě konstruktivní zpětné vazby. Když diskutujete o oblastech, kde je třeba zaměstnance zlepšit, nezapomeňte vysvětlit, jak přesně se mohou zlepšit. Pokud píšete, že zaměstnanec je špatný v psaní zpráv, řekněte jim přesně, jak napsat dobrou zprávu. Možná nejsou v něčem moc dobří, protože jim nikdy nebyl ukázán správný způsob, jak to udělat. Negativní zpětná vazba kvůli negativní zpětné vazbě nedává zaměstnanci žádný způsob, jak v budoucnu růst.
• Uveďte číselné nebo abecední hodnocení výkonu. Tato metoda nemusí fungovat pro každé odvětví. Mozky některých lidí nezpracovávají blok textu stejně jako čísla. Pokud máte definovaný systém hodnocení, zaměstnanec může mít jasnější představu o tom, kde stojí. Pokud má vaše odvětví kvantitativní standardy, lze tyto systémy třídění snadno vytvořit. Pokud pracujete v prodeji, možná průměr 100 prodejů za měsíc je A. Pokud pracujete v zákaznickém servisu, můžete barometr úspěchu založit na tom, jak rychle může pokladník skenovat položky. V odvětvích, kde máte přístup ke kvantitativním údajům, může možná nastavení systému hodnocení pomoci zaměstnancům získat lepší představu o tom, jak dobře je jejich výkon podle standardů společnosti.
• Buďte upřímní, ale rozumní. Zaměstnanec se nezlepší, když jeho hodnocení bude obsahovat pouze zářivé komplimenty. Poskytnout jim upřímnou zpětnou vazbu je samo o sobě kompliment; ukazuje, že věříte v jejich schopnost růst a zlepšovat se jako profesionál. Pokud je váš zaměstnanec na opačném konci spektra, nemůže se zlepšit, pokud kontrola trvá jen půl hodiny, kdy je budete nadávat. Zaměřte se na pozitivní a negativní pro všechny své zaměstnance, aby se všichni mohli zlepšovat a zůstat vnímaví ke kritice.

Kontrola výkonu by neměla být jediným rozhovorem; je to začátek růstu vašich zaměstnanců, vedení a struktury společnosti. Je důležité věnovat čas stanovení cílů a poskytnout konstruktivní zpětnou vazbu, aby měl zaměstnanec po čem sáhnout a hmatatelné způsoby, jak zlepšit svůj výkon.

V ideálním případě by nic, co je uvedeno v hodnocení výkonu, nemělo být pro zaměstnance překvapením. Řádné komunikační kanály mezi vedením a zaměstnanci by měly být otevřeny celoročně, nikoli pouze jednou ročně. Oficiální hodnocení je jednoduše způsob, jak zrekapitulovat rok způsobem, který všem zúčastněným stranám poskytne jasný plán, jak postupovat společně jako tým.