Nikdo není dokonalý. Když žonglujete se spoustou klientů nebo dlouhým seznamem úkolů, některé e-maily mohou zůstat neotevřené v telefonu po trapnou dobu. I když se můžete stydět, být nervózní nebo naštvaní, jakmile si uvědomíte svou chybu, je důležité situaci napravit tím, že s dotyčnou osobou komunikujete prostřednictvím omluvné pozdní e-mailové odpovědi.
Pokud písemná komunikace není vaší silnou stránkou a snažíte se vytvořit tento e-mail, nepropadejte panice! Přišli jsme se čtyřmi šablonami pozdních e-mailových odpovědí pro různé situace, takže můžete mít základ pro to, jak odpovědět s upřímnou omluvou, a naplánovat si společný postup.
Základy
Bez ohledu na to, jaký je váš důvod pro napsání pozdní e-mailové odpovědi, existuje několik věcí, které musíte udělat a co ne, abyste tuto zprávu vytvořili.
- Pamatujte na všechny správné prvky profesionální komunikace. Účelem tohoto e-mailu je omluvit se a ukázat, že jste stále profesionál, se kterým stojí za to spolupracovat. Mějte přímý, konkrétní předmět, začněte profesionálním pozdravem, vždy korigujte, vyhněte se ležérnímu slangu, zachovejte profesionální tón a skončete závěrečným podpisem. Když máte opožděnou odpověď, můžete působit neorganizovaně a neprofesionálně. Bojujte proti této představě dobře sestavenou, promyšlenou poznámkou, která se drží všechny profesionální standardy elektronické komunikace .
- Přijměte vinu tam, kde je vina splatná. Bez ohledu na to, jaký byl důvod pozdního e-mailu – ať už šlo o osobní nouzovou situaci, nebo jste prostě úplně zapomněli – upřímně se omluvte za zpoždění. Přijetím této viny ukážete, že přebíráte odpovědnost za svou práci a nepřevádíte vinu jen na někoho jiného.
- Buďte otevření a upřímní. Pokud se cítíte dobře, můžete se podělit o důvod svého zpoždění. Nezacházejte do příliš osobních detailů; místo toho, abyste řekli, že vaší matce byla diagnostikována rakovina, jednoduše řekněte, že jste dostali nějakou špatnou zprávu o členovi rodiny a že jste se zabývali tím, jak mu pomoci překonat toto těžké období. Každý se dokáže vžít do toho, že se v životě dějí věci. Malý pohled do vašeho života, aniž by to bylo příliš odhalující, jim může poskytnout představu o tom, čím procházíte, a budou lépe rozumět tomu, odkud přicházíte.
- Nebuďte přehnaně emotivní. I když je důležité být ke svému klientovi upřímný, protože to může posílit důvěru, existuje rozdíl mezi upřímností a TMI. Bez ohledu na to, čím procházíte, profesionální komunikace není místem, kde byste se měli zbavit vašich problémů. Udržujte svou odpověď uhlazenou a odstraňte nepotřebné detaily. Můžete říci, že jste zažili ztrátu, ale neříkejte nic konkrétnějšího.
- Upřesněte své další kroky ohledně toho, co plánujete dělat vpřed. A co je nejdůležitější, opravte tento výpadek v komunikaci svým podrobným plánem, jak projekt posouváte vpřed, teď, když jste dohnáni. Dejte jim vědět, jaké jsou vaše kroky, co od nich potřebujete a jak můžete oba společně pracovat na tom, aby se jakýkoli projekt, na kterém pracujete, vrátil na rychlost.
Otevřená a upřímná komunikace dokáže vyřešit téměř každý problém. Dobře formulovaný e-mail vám může pomoci vrátit se na cestu k nápravě tohoto profesionálního vztahu.
Šablony pozdních e-mailových odpovědí
1. Když jste právě zapomněli odpovědět
Všichni jsme za to vinni; otevřete e-mail, odpovíte v hlavě, udělejte si mentální poznámku, abyste mohli odpovědět později a pak...nikdy neodpovíte. Než si vzpomenete, nechali jste je viset týden nebo déle.
poměr stran: 1,33:1
Jak tedy vytvořit odpověď, abyste nevypadali úplně neprofesionálně a neorganizovaně?
Příjemce –
Moc se omlouvám, že váš e-mail vracím až nyní. Přečetl jsem si váš e-mail krátce poté, co jste jej odeslali, a chtěl jsem vám večer odpovědět. Se vším, co se dělo, se to ztratilo v míchání a doufám, že mi odpustíte tak pozdní odpověď.
Jakmile se omluvíte, můžete nadále odpovídat na jejich e-mail.
2. Když jste zmeškali termín projektu
Někdy může pomalá odpověď na e-mail způsobit zmeškání termínu. V tomto případě se musíte nejen omluvit, ale musíte společně s klientem přijít se změněnou časovou osou, která bude vyhovovat oběma vašim potřebám. Nabídnutím řešení a návrhů na vaší straně ukážete, že jste připraveni problém vyřešit a přizpůsobit se.
Příjemce –
S politováním vám musím oznámit, že tuto část projektu ještě nemám dokončenou a zmeškal jsem termín. Stala se mi osobní událost, která ovlivnila mou dostupnost [nebo] Kvůli nepředvídaným komplikacím tato konkrétní část úkolu trvala déle, než jsem předtím vyčlenil v naší časové ose. Omlouvám se za komplikace, které to na vaší straně může způsobit. Věřím, že s vynaloženým úsilím budu moci do tohoto data dokončit tuto část projektu. Abychom se dostali zpět na správnou cestu a dosáhli dalšího termínu, navrhuji, abychom přizvali tuto osobu, která nám pomůže dokončit projekt.
Použijte tuto chybu, abyste porozuměli svým dovednostem v řízení času a předpověděli v budoucnu, pokud zmeškáte termín. Někdy se život stane a věci přijdou, ale když někomu před zmeškaným termínem řeknete, že možná budete potřebovat prodloužení, může rychleji zamíchat věci, abyste mohli společně pracovat na řešení.
jak dát dokonalou práci
3. Když se vracíte z volna
Kdykoli se chystáte být několik dní mimo kancelář, je dobrým zvykem nastavit automatickou odpověď, která podrobně uvádí, kdy se vrátíte, jak vás lze kontaktovat v případě nouze a koho mohou kontaktovat v mezitím pro rychlou reakci. Pokud jste však byli nečekaně venku nebo jste prostě zapomněli, zde je dobrý způsob, jak odpovědět na naléhavé zprávy ve vaší doručené poště.
Příjemce –
Děkuji mnohokrát za váš e-mail! Omlouvám se za zpoždění v odpovědi. Od [toto data] do dnešního rána jsem byl mimo kancelář a vyřizoval jsem osobní záležitosti, ale nyní jsem k dispozici a rád odpovím na váš dotaz.
Můžete uvést konkrétnější důvod své nepřítomnosti, pokud jste s klientem blízko, ale můžete zůstat tak vágní, jak je nutné, abyste se cítili pohodlně.
Po tomto otevření můžete poskytnout jakékoli požadované informace, které váš klient potřeboval.
4. Když již nemůžete plnit podmínky projektu
Stav nouze. Členové rodiny extrémně onemocní, zemře vám milovaná osoba, máte nehodu a jste uvězněni v nemocnici. Někdy vám život překáží v práci a vy prostě nemůžete dokončit projekt, který jste slíbili dokončit.
Když pozdě odpovídáte na e-mail a musíte jim říct, že se již nemůžete ujmout projektu, je klíčové zpracovat téma elegantně a nabízet řešení, kde můžete.
jak mohu napsat odstavec
Zde je příklad e-mailu, který můžete upravit, aby vysvětlil vaši situaci.
Příjemce –
Nedávno jsem ve svém osobním životě zažil zdrcující událost, která výrazně ovlivnila mou schopnost pracovat. Vzhledem k této události již nebudu moci váš projekt adekvátně dokončit. V dohledné době jsem se rozhodl vzít si volno, abych pomohl své rodině, a nebudu moci dokončit vašeprojekt.
Na svém místě vřele doporučuji tomuto člověku, aby práci převzal. Vyplnil jsem je do podrobností o vašem projektu a zkopíroval je do tohoto e-mailu, abyste se vy dva mohli začít bavit o dalších krocích potřebných v projektu. Tato osoba má v této oblasti bohaté zkušenosti a myslím, že si práci s ní opravdu užijete.
kopírovat nového člověka, kterému doporučujete, aby převzal práci v e-mailu, aby s ním váš klient mohl okamžitě začít pracovat. Pokud tak učiníte, pomůže to všem co nejdříve začít s projektem tam, kde jste skončili.
Množství práce, kterou budete muset udělat při přechodu projektu, bude silně záviset na typu práce, kterou jste dělali. Pokud jste byli kameramanem na volné noze a již nemůžete událost pokrývat, můžete jednoduše informovat nového nezávislého pracovníka o podrobnostech události a očekáváních klientů, aby odtud mohl převzít natáčení. Pokud projekt převádíte na jinou osobu ve vaší společnosti, doufejme, že je obeznámena s vaší pracovní náplní a klientem, kterého přebírá.
Udržujte svou pozdní e-mailovou odpověď upřímnou
I když vám trvalo několik dní, než jste odpověděli, nejdůležitější věcí, kterou můžete pro záchranu vztahu udělat, je být ve své komunikaci otevřený a upřímný. Lidé oceňují upřímnost a skutečná omluva za zpoždění vysílá silnou zprávu, že jste připraveni napravit své chyby.
Zkuste si v budoucnu zapamatovat, že krátká odpověď je lepší než ticho. Pokud nemáte čas poslat úplnou odpověď, pošlete rychlý e-mail, že jste jejich zprávu dostali, a těšte se, že si s nimi brzy podrobně promluvíme. Poté si v telefonu nastavte připomenutí, které vás vyzve k odpovědi, až budete mít více času. Vědomí, že na ně nezapomněli, ale zrovna řešíte něco jiného, vysílá zprávu, že vám na nich záleží. Neodkládejte odpověď; zabrat jen okamžik odeslání rychlé zprávy může znamenat velký rozdíl.
